Wir alle verbringen bekanntermaßen mittlerweile mehr oder weniger Zeit in Online-Meetings. Diese sind ebenso mehr oder weniger gut strukturiert. Daher wird es Zeit für: Eine Anleitung für ein Meeting zur Entwicklung von Spielregeln für Online-Meetings.
Klingt ziemlich sperrig, aber sollten Sie unbedingt beherzigen. Denn der größte Fehler, den Sie bei Meetings machen können, ist das Fehlen von Spielregeln. Das gilt auch für Live-Online-Meetings.
Wie kann so eine Gebrauchsanweisung also aussehen? Diese Anleitung enthält…
- …einen Beispieltext für die Einladung
- …eine kurze Umfrage zur Vorbereitung des Meetings und
- …eine Agenda
Sie dürfen den Text frei verwenden. Durchführen müssen Sie das Meeting allerdings selbst.
1. Einladung
„Liebe KollegInnen, um die Qualität unserer Online-Meetings weiter zu verbessern, möchte ich mit euch gemeinsam die Spielregeln für unsere Online-Meetings neu festlegen (oder noch einmal diskutieren und anpassen).
Das Ziel ist, unsere Online-Meetings gut vorzubereiten und effizient durchzuführen, damit wir gute Ergebnisse haben. Außerdem sollten sie angenehm verlaufen und vielleicht sogar Spaß machen. Genau dafür sollten wir noch einmal eine Stunde Zeit investieren, um dann dauerhaft durch bessere Meetings Zeit zu sparen.
Hier (Link zu einer Online-Umfrage einfügen) findet ihr ein paar Fragen zur Vorbereitung. (Alternativ können Sie die Fragen auch einfach in die Einladung oder die Mail schreiben.) Ich freue mich auf unser Spielregel-Meeting.“
2. Die Fragen
A. An wie vielen Meetings nimmst du pro Woche im Durchschnitt teil?
B: Wie viel Zeit verbringst du pro Tag ungefähr in Online-Meetings?
C: Wie schätzt du die Qualität unserer aktuellen Meetings auf einer Skala von 1 bis 10 ein? 1 = extrem schlecht, reine Zeitverschwendung, 10 = perfekt, besser könnte es nicht sein. (Sie können natürlich auch Schulnoten vergeben, wenn das einfacher ist.)
D: Was sind aus deiner Sicht die größten Herausforderungen in unseren Meetings?
E: Was machen wir aus deiner Sicht schon ganz gut?
F: Was würdest du sofort ändern, wenn du könntest?
G: Was ist aus deiner Sicht zusätzlich noch für das Meeting zu den Spielregeln zu beachten?
3. Die Agenda
A: Ankommen, Agenda Zeitplan (fünf Minuten)
B: Vorstellung der Umfrageergebnisse (dazu sollten Sie zum Beispiel eine entsprechende Präsentation vorbereitet haben oder ein Whiteboard mit den Ergebnissen bestückt haben, das Sie dann im Meeting weiterverwenden können, um es zu ergänzen und auch den Lösungsprozess damit zu gestalten.)
C: Diskussion der Situation
D: Sammeln von möglichen Spielregeln
E: Auswahl der wichtigsten Spielregeln und einheitlicher Beschluss
F: Planung der Umsetzung und regelmäßige Kontrolle
G: Blitzlicht und Verabschiedung
Wie immer gilt…
Verhaltensänderung funktioniert leider nicht über Verkündung. Meeting-Spielregeln müssen diskutiert, vereinbart und ihre Umsetzung trainiert werden.
Diese Anleitung soll Ihnen eine erste Inspiration geben, Ihre Online-Meetings gut zu strukturieren. Damit Ihnen die besonders entscheidende Vorbereitungsphase so leicht wie möglich fällt, haben wir eine ausführliche Checkliste mit den wichtigsten Fragen im Buch „Live Goes Online“ aufgeführt.
