Technische Moderation: So packen Sie’s an

Je aufwendiger ein Webinar oder ein Live-Online-Training gestaltet ist, umso herausfordernder ist es, neben den Inhalten und der Steuerung der Gruppe auch gleichzeitig die vielfältigen technischen Tools zu steuern oder sogar Hilfeleistung zu bieten, wenn Teilnehmende technischen Support benötigt.

Die neue Welt der Live-Online-Trainings hat hierzu eine neue Rolle hervorgebracht: Die des technischen Moderators. Nahezu alle Trainings bei edutrainment werden von einem technischen Moderator oder einer Moderatorin begleitet.

Wenn auch Sie in Zukunft Online-Formate aus technischer Sicht begleiten wollen (oder es Sie einfach interessiert, was ein technischer Moderator macht) sind Sie hier genau richtig, denn wir haben Ihnen die wichtigsten Aufgaben des technischen Moderators zusammengestellt und erklären Ihnen einige Hintergründe:

Technischer Moderator

Tool vorstellen

Beim technischen Intro geht es darum, den Teilnehmenden so praxisnah und hilfreich wie möglich die wichtigsten relevanten Funktionen des Virtual-Meeting-Tools zu erklären. Hierfür gibt es zwei Wege:

  1. Sie nutzen Screenshots und highlighten den entsprechenden Bereich bzw. grauen den nicht relevanten Bereich aus, um so Ihren Teilnehmenden klar zu zeigen, an welchem Punkt Sie gerade sind. Dies lässt sich auch wunderbar verbinden mit einer Präsentation über virtuelle Hintergründe (oder mittels einer Zusatzsoftware, wie OBS).
  2. Sie teilen Ihren Bildschirm und zeigen den Teilnehmenden direkt innerhalb des Tools, wo sie welche Funktionen finden und welche Spielregeln zu beachten sind. Wichtig: Denken Sie daran, Ihre Mauszeigergröße zu erhöhen und eine besonders auffällige Farbe für Ihren Cursor zu wählen.

Vorbereitung der Breakout-Sessions

Während das Training startet, nutzen Sie die Zeit und bereiten die kommenden Schritte innerhalb des Trainings vor, zum Beispiel die Breakout Sessions oder die Verwendung von Drittanbieter-Tools für Whiteboards oder Ähnliches. So gewährleisten Sie einen maximal flüssigen Ablauf des Live-Online-Trainings.

Spielregeln

Spielregeln vorstellen

Die folgenden Spielregeln können Sie für Ihr Live-Online-Training übernehmen und ggf. ergänzen.

  1. Kamera immer an.
  2. Ton bzw. Mikrofon gemutet, wenn man nicht selbst spricht (Es sei denn, die Gruppe ist kleiner).
  3. Technische Fragen direkt an die technischen Moderierenden stellen. Die meisten Tools bieten die Möglichkeit eines personalisierten Chats. Ansonsten alle Fragen an Trainerin oder Trainer oder die anderen Teilnehmenden in den Chat posten.
  4. Hand heben mit Symbolen (alternativ mit echtem Handzeichen oder visuellen Hilfsmitteln).
  5. Benachrichtigungen ausschalten.

Erklärungen on the fly

Da Sie in der Regel anfangs nicht alle Funktionen oder Spielregeln erklären können, lässt sich das während des Trainings nachholen. Wenn Sie zum Beispiel Breakout Sessions verwenden, können Sie noch einmal kurz erklären, was jetzt auf die Teilnehmenden zukommt, wie sie die technischen Herausforderungen am besten meistern und welche Funktionalitäten wichtig sind. Hierfür sollten Sie entsprechende erklärende Visualisierungen vorbereitet haben.

Smalltalk

Pausenzeit anzeigen

Als technische Moderation haben Sie sogar während der Pause eine Aufgabe. Neben der Abstimmung mit der Trainerin oder dem Trainer, ob etwas justiert werden soll, hilft es ungemein, wenn Sie den Teilnehmenden visuell ein Gefühl dafür geben, wie viel Pausenzeit noch übrig ist. Auch im Homeoffice oder im Büro passiert es nämlich schnell, dass aus geplanten 15 Minuten Pause plötzlich 20 Minuten werden. Wie verhindern Sie das? Vereinbaren Sie zu Beginn des Trainings die Spielregel, dass Sie während der Pausenzeiten Ihren Bildschirm teilen und dort einen Countdown abspielen. So können die Teilnehmenden während der Pause immer wieder einen kurzen Blick auf ihren Bildschirm werfen und sehen, wie viel Zeit nun noch übrig ist. Sie können hierfür die integrierte Alarm- und Uhr-Funktion Ihres Laptops nutzen.

Chat betreuen

Behalten Sie den Chat im Auge, denn hier werden die Teilnehmenden zum einen inhaltliche Fragen stellen und zum anderen Feedback oder technische Fragen eingeben. Beantworten Sie nach Möglichkeit technische Fragen im Chat oder lagern Sie diese auf Privatnachrichten innerhalb des Virtual-Meeting-Tools aus. Sollten inhaltliche Fragen gestellt werden, spielen Sie diese im passenden Moment an die Trainerin oder den Trainer weiter.

Graue Eminzenz im Hintergrund sein

Die technische Moderation spielt sich weitgehend im Verborgenen ab und trägt maßgeblich zum Gelingen des Trainings bei. Aus drei Gründen können Sie sich als graue Eminenz betrachten, die durchaus machtvoll im Hintergrund wirkt:

  1. Sie führen die Online-Audio-Regie und sorgen dafür, dass unnötige Hintergrundgeräusche vermieden werden. Wie machen Sie das? Nutzen Sie Ihre Rechte als technische Moderation und Host des Meetings, um die Teilnehmenden stummzuschalten, sollten sich diese ungewollt lautgeschaltet haben. Ebenso fordern Sie an den entsprechenden Stellen die Teilnehmenden auf, ihr Mikrofon anzuschalten. Oder Sie schalten ein Mikrofon aus dem Hintergrund an, falls eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer gerade den entsprechenden Button nicht findet.
  2. Sie leiten die Videoregie. Auch hier können Sie jederzeit aus dem Hintergrund nachhelfen und gegebenenfalls feinjustieren.
  3. Sie fungieren wie eine Videotechnikerin oder ein Videotechniker bzw. eine Regisseurin oder ein Regisseur und bestimmen, was die Teilnehmenden aktuell auf ihrem Screen sehen. Zum Beispiel geht es darum, dass ein Trainer-Input nicht als eines von zwölf Fenstern erscheint, sondern maximal groß auf dem Screen des einzelnen Teilnehmenden angezeigt wird. Nutzen Sie dafür entweder die integrierte Funktion Ihres Tools, um die Trainerin oder den Trainer zu spotlighten, oder bitten Sie Ihre Teilnehmenden über den Chat oder per Audio, die Trainerin oder den Trainer in den entsprechenden Momenten anzuheften
Umfrage

Umfragen oder Feedback einbinden

Zu Ihren Aufgaben gehört es auch, an den entsprechenden Stellen Umfragen oder Tools für Feedback einzubinden. Sie können hierfür (falls vorhanden) die Umfragefunktion Ihres Virtual-Meeting-Tools nutzen. Bereiten Sie die Umfragen vor, die Sie im Laufe oder am Ende des Trainings benutzen wollen, damit Sie nicht während des Trainings durch das Eintippen von Fragen und Antwortoptionen in Zeitnot geraten.

Starten Sie die Umfrage innerhalb Ihres Virtual-Meeting-Tools, erklären Sie gegebenenfalls den Teilnehmenden noch einmal kurz das Prozedere und teilen Sie dann je nach Absprache mit der Trainerin oder dem Trainer die endgültigen Resultate. Oder Sie verwenden und steuern Drittanbieter-Tools wie Mentimeter oder Kahoot. Hier sollten Sie eine kurze Erklärung des Tools und des Prozesses, der damit einhergeht, vor den eigentlichen Start und die Verwendung dieses Tools schalten.

Teilen Sie dann Ihren Bildschirm und starten Sie die Umfrage, indem Sie den Teilnehmenden auf Ihrem Bildschirm die jeweilige Frage oder die Admin Ansicht zeigen.

Tipps und Tricks liefern

Während des Live-Online-Trainings genießen Sie als technische Moderation den Status des absoluten Technikgurus. Als kleines Take-away für die Teilnehmenden sollten Sie mindestens drei technische Tipps parat haben, bei denen Sie sicher sein können, dass die Teilnehmenden sie noch nicht kennen.

Unabhängig vom eigentlichen Trainingsthema verschaffen Sie so den Teilnehmenden einen weiteren kleinen Mehrwert, indem sie neben den Learnings aus dem Training auch noch ein wenig technisches Know-how mitgenommen haben. Das können profane Dinge sein wie die Präsentation über den virtuellen Hintergrund. Oder, sollten Sie Zoom nutzen, die Funktion Originalton (kein automatisches Runterregeln von Geräuschen, die nicht vom aktuell Sprechenden kommen)

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